Jak szybko znaleźć umowę w archiwum firmy
Umowę najszybciej znajdziesz, gdy archiwum ma rozpoznany tekst wszystkich dokumentów (także skanów) i wyszukiwanie po sensie – wtedy wystarczy wpisać pytanie zwykłym językiem, np. „umowa serwisowa wózków widłowych z karą umowną”, zamiast pamiętać nazwę pliku lub kontrahenta.
Trzy sposoby wyszukiwania
| Po nazwie i folderach | Pełnotekstowe | Po sensie (semantyczne) | |
|---|---|---|---|
| Co przeszukuje | Nazwy plików, foldery | Dokładne słowa w treści | Znaczenie treści |
| Skany bez OCR | Tylko nazwa | Nie znajdzie | Znajdzie po OCR |
| Synonimy („najem” / „dzierżawa”) | Nie | Nie | Tak |
| Pytanie zwykłym językiem | Nie | Słabo | Tak |
| Wskazanie fragmentu | Nie | Podświetlenie słowa | Fragment i dokument źródłowy |
Krok 1: tekst ze wszystkich dokumentów (OCR)
W wielu firmach duża część umów to skany. Dopóki nie mają rozpoznanego tekstu, żadna wyszukiwarka ich nie „widzi”. Pierwszym krokiem jest więc OCR całego archiwum – jednorazowo dla starych dokumentów i automatycznie dla nowych.
Krok 2: wyszukiwanie po sensie
Wyszukiwanie semantyczne porównuje znaczenie zapytania z treścią dokumentów. Dzięki temu znajduje umowę, nawet jeśli użyto w niej innych słów niż w pytaniu, i radzi sobie z pytaniami typu „które umowy mają karę za opóźnienie dostawy powyżej 0,5% dziennie?”.
Krok 3: odpowiedź ze źródłem
Najwygodniejsze systemy nie tylko pokazują listę dokumentów, ale odpowiadają na pytanie i podają dokument i fragment, na którym oparły odpowiedź. To ważne w pracy z umowami – odpowiedź musi być sprawdzalna.
Na co uważać
- Uprawnienia – wyszukiwarka nie może pokazywać umów osobom, które nie mają do nich dostępu.
- Poufność – jeśli umowy zawierają tajemnicę przedsiębiorstwa lub dane osobowe, wybierz system działający na serwerze w firmie.
- Aneksy – system powinien wiązać aneksy z umową główną, inaczej znajdziesz nieaktualną wersję.
Najczęstsze pytania
Czym różni się wyszukiwanie semantyczne od pełnotekstowego?
Pełnotekstowe szuka dokładnych słów, semantyczne – znaczenia. Semantyczne znajdzie umowę dzierżawy, gdy wpiszesz „najem”, i rozumie pytania zadane zwykłym językiem.
Czy da się przeszukiwać zeskanowane umowy?
Tak, po rozpoznaniu tekstu (OCR). Nowoczesne systemy robią to automatycznie przy dodawaniu dokumentu.
Ile trwa wdrożenie takiego wyszukiwania w firmie?
Zależy od liczby dokumentów i integracji. Samo zaindeksowanie archiwum kilku–kilkudziesięciu tysięcy dokumentów zajmuje zwykle od kilku godzin do kilku dni na serwerze z kartą GPU.
Czy wyszukiwanie po sensie wymaga wysyłania dokumentów do chmury?
Nie. Modele do wyszukiwania semantycznego mogą działać lokalnie na serwerze firmy, tak jak w DocuMind AI.
Sprawdź DocuMind AI na swoich umowach
DocuMind AI to system dokumentów z AI działający na serwerze w Twojej firmie: OCR, wyszukiwanie po sensie, terminy i kwoty wyciągane z umów, przypomnienia przed terminami wypowiedzenia i odpowiedzi ze wskazaniem dokumentu. Pakiety od 200 zł netto miesięcznie, ponowne analizy bez dopłat.