Terminy załatwiania spraw w urzędzie według KPA – art. 35, 36 i 37 w praktyce, ponaglenie i jak pilnować 2 000 spraw naraz

Każdy urząd zna art. 35 KPA, a mimo to bezczynność i przewlekłość pozostają najczęstszym zarzutem w skargach do sądów administracyjnych. Problem rzadko polega na nieznajomości terminu – polega na tym, że 2 000 spraw w 14 referatach, z zawieszeniami, wezwaniami do uzupełnienia i opiniami innych organów, nikt nie jest w stanie policzyć ręcznie. Poniżej przepisy z przykładami i sposób, w jaki można to pilnować systemowo.

Jakie terminy wyznacza art. 35 KPA

Art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego ustanawia zasadę i trzy terminy maksymalne:

• § 1 – bez zbędnej zwłoki: to zasada ogólna; „miesiąc” nie jest terminem, do którego urząd ma prawo czekać, lecz granicą, której nie wolno przekroczyć;
• § 2 – niezwłocznie: sprawy, które można załatwić na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę razem z wnioskiem lub na podstawie faktów i dowodów powszechnie znanych albo znanych organowi z urzędu (np. zaświadczenia z własnych rejestrów);
• § 3 – nie później niż w ciągu miesiąca: sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego; nie później niż w ciągu 2 miesięcy: sprawy szczególnie skomplikowane; w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania: postępowanie odwoławcze;
• § 3a – miesiąc: sprawy załatwiane milcząco (art. 122a–122h KPA), jeśli przepis szczególny tak przewiduje;
• § 4: przepisy szczególne mogą określać inne terminy – np. w prawie budowlanym pozwolenie na budowę 65 dni (art. 35 ust. 6 Prawa budowlanego), w ustawie o dostępie do informacji publicznej 14 dni, maksymalnie 2 miesiące (art. 13 u.d.i.p.).

Czego nie wlicza się do terminu (art. 35 § 5 KPA): terminów przewidzianych w przepisach na dokonanie określonych czynności (np. 7 dni na uzupełnienie wniosku z art. 64 § 2 KPA, 14 dni na wypowiedzenie się co do dowodów), okresów zawieszenia postępowania, okresu trwania mediacji oraz opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu (np. oczekiwanie na opinię innego organu, odpowiedź biegłego). To właśnie te wyłączenia sprawiają, że w sprawie „sprzed 4 miesięcy” termin ustawowy może wciąż biec – albo przeciwnie, dawno upłynąć, bo oczekiwanie na opinię nie zostało formalnie odnotowane jako przyczyna niezależna.

Terminy liczy się według art. 57 KPA: termin miesięczny kończy się z upływem dnia, który datą odpowiada dniu wszczęcia; jeśli ostatni dzień przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny, termin upływa następnego dnia roboczego. Datą wszczęcia na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi (art. 61 § 3 KPA) – dla wniosków elektronicznych dzień wprowadzenia do systemu teleinformatycznego organu (art. 61 § 3a KPA).

Art. 36 – zawiadomienie o niezałatwieniu sprawy w terminie

Gdy urząd nie zdąży, nie może po prostu milczeć. Art. 36 § 1 KPA nakazuje zawiadomić strony o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia. Ten sam obowiązek dotyczy zwłoki z przyczyn niezależnych od organu (§ 2).

Trzy błędy, które najczęściej wychodzą przy kontroli i w postępowaniach przed sądami administracyjnymi:

• zawiadomienie wysłane po upływie terminu, a nie przed – art. 36 nie przedłuża terminu, tylko informuje; sądy przyjmują, że zawiadomienie wysłane po terminie nie usuwa stanu bezczynności, choć łagodzi ocenę jej „rażącego” charakteru;
• zawiadomienie bez konkretnej przyczyny („z uwagi na skomplikowany charakter sprawy”) albo bez nowego terminu – formalnie wadliwe;
• wyznaczanie nowych terminów wielokrotnie – drugie i trzecie zawiadomienie w tej samej sprawie to w orzecznictwie klasyczna przewlekłość, nawet gdy każdy kolejny termin był formalnie zachowany.

Od 2025 r. większość doręczeń urzędowych odbywa się przez e-Doręczenia (ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych) – zawiadomienie z art. 36 też. W praktyce oznacza to, że data i treść każdego zawiadomienia są w systemie i łatwo je zestawić z datą wszczęcia – jeśli ktoś to robi.

Ponaglenie (art. 37) i skarga na bezczynność – co grozi urzędowi

Stronie przysługuje ponaglenie (art. 37 § 1 KPA), jeżeli nie załatwiono sprawy w terminie z art. 35 lub w terminie wskazanym w zawiadomieniu z art. 36 (bezczynność) albo postępowanie prowadzone jest dłużej, niż jest to niezbędne (przewlekłość). Ponaglenie wnosi się do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego sprawę, a jeśli organu wyższego stopnia nie ma – do organu prowadzącego (§ 3). Organ prowadzący ma 7 dni na przekazanie ponaglenia wraz z odpisami akt i swoim stanowiskiem (§ 4), a organ rozpatrujący – 7 dni na rozpatrzenie (§ 5). W postanowieniu stwierdza, czy doszło do bezczynności lub przewlekłości i czy miały rażący charakter, a w razie potrzeby zobowiązuje organ do załatwienia sprawy w wyznaczonym terminie oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych (§ 6).

Konsekwencje:

• pracownik – odpowiedzialność porządkowa lub dyscyplinarna (art. 38 KPA);
• skarga do WSA na bezczynność lub przewlekłość (art. 3 § 2 pkt 8 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi), dopuszczalna po wniesieniu ponaglenia (art. 53 § 2b PPSA); wpis 100 zł;
• grzywna dla organu do wysokości dziesięciokrotnego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej (art. 149 § 2 PPSA) – przy przeciętnym wynagrodzeniu ogłaszanym przez GUS za 2025 r. to kwota rzędu 90 tys. zł – oraz możliwość przyznania skarżącemu sumy pieniężnej do połowy tej kwoty;
• stwierdzenie, że bezczynność miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa – otwiera stronie drogę do odszkodowania (art. 417¹ § 3 KC) i jest najczęściej cytowane w kontrolach RIO, NIK i w prasie lokalnej.

Statystycznie skargi na bezczynność i przewlekłość to od lat kilka tysięcy spraw rocznie w sądach administracyjnych; znaczna część kończy się umorzeniem, bo organ wydaje decyzję tuż po wpłynięciu skargi – co i tak oznacza koszty zastępstwa i wpis, a często stwierdzenie bezczynności w uzasadnieniu.

Przykład: urząd gminy, 2 100 spraw rocznie, 140 po terminie

Urząd miejski w gminie ok. 25 tys. mieszkańców prowadzi w roku ok. 2 100 postępowań zakończonych decyzją (podatki lokalne, warunki zabudowy, zezwolenia, świadczenia, drzewa, zajęcie pasa drogowego) w 9 referatach. Przegląd roku 2025 w systemie EZD pokazał:

• 140 spraw (6,7%) załatwionych po terminie z art. 35 bez skutecznego zawiadomienia z art. 36 – z czego 61 w jednym referacie (warunki zabudowy), gdzie średnie oczekiwanie na uzgodnienia zewnętrzne trwało 38 dni i nikt nie odnotowywał go jako przyczyny niezależnej od organu;
• 23 ponaglenia, 9 postanowień stwierdzających bezczynność, 3 skargi do WSA – jedna z grzywną 3 000 zł i kosztami 1 400 zł, dwie umorzone po wydaniu decyzji;
• 312 zawiadomień z art. 36, z czego 94 wysłane po upływie terminu, a 47 bez wskazania nowego terminu – wzór pisma w jednym referacie nie miał tego pola;
• w 18 sprawach decyzja była gotowa średnio 11 dni przed upływem terminu, ale czekała na podpis – bez widoku „sprawy do podpisu wg terminu” sekretariat podpisywał według kolejności wpływu, nie według terminu.

Wnioski po przeglądzie: ustawowy termin zachowano by w ponad 100 ze 140 spraw, gdyby w systemie było widać na bieżąco (1) datę wszczęcia i wynikający z niej termin, (2) dni wyłączone z art. 35 § 5 z dokumentem, który je uzasadnia (wezwanie, postanowienie o zawieszeniu, wystąpienie o opinię), (3) listę spraw, którym termin kończy się w 7 dni. Żadna z tych rzeczy nie wymaga zmiany prawa – wymaga przeczytania dokumentów w aktach i policzenia dat.

Jak pilnować terminów KPA w całym rejestrze spraw

Systemy EZD rejestrują pisma, ale rzadko „rozumieją”, że pismo z 12 marca to wezwanie z art. 64 § 2 wstrzymujące bieg na 7 dni, a pismo z 3 kwietnia to wystąpienie o uzgodnienie do konserwatora zabytków. Termin w EZD to zwykle jedna data wpisana ręcznie przy wszczęciu – i nieaktualizowana. Stąd arkusze „terminy” w referatach, które żyją własnym życiem.

DocuMind AI działa jako warstwa nad aktami: czyta dokumenty w sprawach (wnioski, wezwania, postanowienia, wystąpienia o opinie, zawiadomienia z art. 36), rozpoznaje zdarzenia wpływające na bieg terminu z art. 35 i liczy go dla każdej sprawy na bieżąco; pokazuje dla referatu i dla sekretarza listę: „termin upływa za 7 dni”, „termin upłynął – brak zawiadomienia z art. 36”, „drugie zawiadomienie w tej samej sprawie – ryzyko przewlekłości”. Każde wskazanie ma podstawę w przepisie z lokalnej bazy Dz.U. (165 tys. aktów, 23 tys. obowiązujących, komplet z ISAP) oraz link do dokumentu w aktach. System pracuje na serwerze urzędu albo na prywatnej instancji 127AI w Polsce – dane osobowe stron nie trafiają do zewnętrznej chmury, co ma znaczenie przy kontroli UODO; o tym w poradniku kontrola UODO i BIP 2026 – checklista dla urzędu. Zasady bezpiecznego AI w administracji opisujemy też w poradniku analiza dokumentów przez AI bez wysyłania ich do chmury.

Dla urzędu to także narzędzie do pilnowania własnych umów: zamówień publicznych z limitem kar z art. 436 Pzp, umów najmu lokali komunalnych, umów z wykonawcami – te same mechanizmy co w firmach (zob. kary umowne – art. 483–484 KC). Ceny: Start 200 zł, Firma 490 zł, Biznes 990 zł netto miesięcznie; wdrożenie w jednostce samorządu zaczyna się od jednego referatu i rejestru spraw z ostatnich 12 miesięcy.

Czego AI nie zrobi: nie wyda decyzji ani nie oceni, czy opóźnienie było „z przyczyn niezależnych od organu” w rozumieniu art. 35 § 5 – pokaże dokument i datę, a ocena należy do pracownika i kierownika referatu.

Najczęstsze pytania

Inne poradniki