Kalkulator przedawnienia roszczeń 2026 – kiedy przedawnia się faktura, umowa i kara umowna (art. 118 KC)
Przedawnienie to najprostszy sposób, w jaki firma traci pieniądze: faktura leży w ERP jako „do zapłaty”, a po dwóch latach nikt już jej skutecznie nie wyegzekwuje. Poniżej kalkulator terminu przedawnienia według Kodeksu cywilnego (stan na 2026 r.), tabela terminów dla typowych umów oraz sposób, w jaki można sprawdzić całe archiwum umów i należności naraz.
Kalkulator terminu przedawnienia
Ile wynosi termin przedawnienia w 2026 r. – tabela
Ogólne terminy przedawnienia określa art. 118 Kodeksu cywilnego: 6 lat dla roszczeń „zwykłych” oraz 3 lata dla roszczeń o świadczenia okresowe i roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Takie terminy obowiązują od 9 lipca 2018 r. (nowelizacja z 13 kwietnia 2018 r., Dz.U. 2018 poz. 1104); wcześniej termin ogólny wynosił 10 lat. Dla wielu typów umów przepisy szczególne przewidują terminy krótsze.
| Roszczenie | Termin | Podstawa | Koniec roku? |
|---|---|---|---|
| Faktura za usługę między firmami, wynagrodzenie z umowy B2B | 3 lata | art. 118 KC | tak |
| Czynsz najmu, abonament, raty – świadczenia okresowe | 3 lata | art. 118 KC | tak |
| Cena ze sprzedaży towaru przez przedsiębiorcę | 2 lata | art. 554 KC | tak |
| Wynagrodzenie z umowy o dzieło | 2 lata od oddania dzieła | art. 646 KC | tak |
| Wynagrodzenie zleceniobiorcy – przedsiębiorcy, zwrot wydatków | 2 lata | art. 751 KC | tak |
| Roszczenia z umowy przewozu | 1 rok | art. 792 KC | nie |
| Szkody w rzeczy najętej, zwrot nakładów najemcy | 1 rok od zwrotu | art. 677 KC | nie |
| Roszczenia ze stosunku pracy | 3 lata | art. 291 § 1 KP | nie |
| Szkoda z czynu niedozwolonego | 3 lata od dowiedzenia się, max 10 lat | art. 442¹ KC | nie |
| Roszczenie zasądzone wyrokiem lub ugodą sądową | 6 lat | art. 125 KC | tak |
Zasada końca roku kalendarzowego (art. 118 zd. 2 KC): jeśli termin wynosi co najmniej 2 lata, przedawnienie następuje nie w dniu „rocznicy”, lecz 31 grudnia ostatniego roku terminu. Faktura B2B wymagalna 15 marca 2024 r. przedawnia się więc nie 15 marca 2027 r., ale 31 grudnia 2027 r. Przy terminach rocznych (przewóz, najem) zasada nie działa – liczy się dzień.
Kara umowna i odsetki przedawniają się według tych samych reguł: roszczenie o karę umowną z umowy między firmami – 3 lata (jest związane z działalnością gospodarczą), a odsetki za opóźnienie – jako świadczenie okresowe – również 3 lata, przy czym nie później niż roszczenie główne. Zasady naliczania kar opisujemy w poradniku kary umowne – art. 483–484 KC, a odsetki w transakcjach handlowych w kalkulatorze odsetek i rekompensaty 40/70/100 euro.
Od kiedy liczyć: wymagalność, przerwanie i zawieszenie biegu
Bieg przedawnienia rozpoczyna się w dniu, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 120 § 1 KC) – dla faktury jest to dzień następujący po terminie zapłaty, dla dzieła dzień oddania, dla najmu dzień zwrotu rzeczy. Jeśli termin zapłaty zależy od wezwania (np. „płatne na żądanie”), bieg liczy się od dnia, w którym roszczenie stałoby się wymagalne, gdyby wierzyciel wezwał dłużnika w najwcześniejszym możliwym terminie.
Przerwanie biegu (art. 123 § 1 KC) następuje przez: (1) każdą czynność przed sądem, komornikiem lub sądem polubownym przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia, ustalenia, zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia – pozew, wniosek o nadanie klauzuli, wniosek egzekucyjny; (2) uznanie roszczenia przez dłużnika – także tzw. uznanie niewłaściwe, np. prośba o rozłożenie na raty, potwierdzenie salda, częściowa wpłata z opisem faktury. Po przerwaniu termin biegnie od nowa (art. 124 § 1 KC), ale nie w trakcie postępowania sądowego – wtedy biegnie od nowa dopiero po jego zakończeniu.
Ważna zmiana od 30 czerwca 2022 r.: zawezwanie do próby ugodowej i wszczęcie mediacji nie przerywają już biegu przedawnienia, lecz tylko go zawieszają na czas postępowania (art. 121 pkt 5 i 6 KC, ustawa z 2 grudnia 2021 r., Dz.U. 2021 poz. 2459). W praktyce: wysłanie wniosku o zawezwanie do próby ugodowej na dwa miesiące przed końcem terminu kupuje tylko te kilka miesięcy postępowania, a nie kolejne 3 lata. Firmy, które przez lata „odnawiały” przedawnienie zawezwaniami, muszą dziś składać pozew lub uzyskać uznanie długu.
Konsument: od 2018 r. po upływie terminu przedawnienia nie można dochodzić roszczenia przeciwko konsumentowi – sąd uwzględnia przedawnienie z urzędu (art. 117 § 2¹ KC), chyba że względy słuszności przemawiają inaczej (art. 117¹ KC). Między firmami przedawnienie trzeba podnieść jako zarzut – sąd sam go nie zastosuje; to oznacza, że przedawniona faktura B2B wciąż może zostać zasądzona, jeśli dłużnik nie zareaguje na pozew.
Przykład: 180 faktur, 14 przedawnionych, 61 tys. zł straty
Firma handlowo-usługowa (ok. 60 osób, Comarch ERP) prowadzi w systemie 1 850 faktur sprzedaży rocznie. Przy przeglądzie należności na koniec 2025 r. w rejestrze „po terminie” było 180 pozycji o łącznej wartości 412 tys. zł. Po zestawieniu dat wymagalności z terminami z tabeli okazało się, że:
- 14 faktur sprzedaży towaru z 2023 r. (łącznie 61 400 zł) przedawniło się 31 grudnia 2025 r. – termin 2-letni z art. 554 KC, o którym w księgowości nikt nie pamiętał; wszyscy zakładali „3 lata”;
- 23 faktury za usługi serwisowe z 2023 r. (87 200 zł) przedawnią się 31 grudnia 2026 r. – jest czas na pozew lub uznanie długu;
- dla 9 kontrahentów istniały wiadomości e-mail z prośbą o raty lub potwierdzenia salda – czyli uznania niewłaściwe, które przerwały bieg i o których nikt nie wiedział, bo leżały w skrzynkach handlowców, nie w systemie;
- 2 sprawy miały zawezwania do próby ugodowej z 2023 r., liczone przez radcę jako „przerwanie” według starych zasad – po zmianie z 2022 r. to tylko zawieszenie, a terminy wypadały o rok wcześniej.
Wnioski: (1) termin przedawnienia zależy od rodzaju umowy, a nie od tego, że „to faktura” – ERP nie wie, czy sprzedano towar, usługę czy dzieło; (2) dokumenty przerywające bieg (uznania, potwierdzenia sald) są rozproszone w e-mailach i skanach; (3) kontrola raz w roku to za rzadko – przedawnienie na koniec roku dotyka wszystkie należności z danego rocznika naraz, więc listopad to ostatni moment na decyzje.
Jak sprawdzić całe archiwum umów i należności naraz
Do policzenia terminu dla jednej faktury wystarczy kalkulator powyżej. Problem zaczyna się przy kilkuset pozycjach i trzech źródłach: umowy (rodzaj świadczenia, termin zapłaty, klauzule o uznaniu salda), ERP (faktury, wpłaty, korekty) i korespondencja (uznania, wezwania, ugody). Przegląd ręczny dla 180 pozycji zajmuje księgowej i prawnikowi 2–3 dni robocze – i trzeba go powtarzać.
DocuMind AI wykonuje ten przegląd na serwerze firmy: czyta umowy, aneksy i korespondencję z archiwum, rozpoznaje rodzaj umowy (sprzedaż, dzieło, zlecenie, najem, usługa ciągła), pobiera faktury z KSeF, a wpłaty z ERP (Streamsoft Prestiż – odczyt; inne ERP w ramach wdrożenia), przypisuje właściwy termin przedawnienia i zestawia należności według daty przedawnienia: „przedawnia się za 60 dni”, „za 180 dni”, „przedawnione”. Każda pozycja ma wskazanie podstawy prawnej z lokalnej bazy Dz.U. (165 tys. aktów, 23 tys. obowiązujących) oraz link do dokumentu, który przerwał lub zawiesił bieg. Dane nie opuszczają firmy – system działa on-premise albo na prywatnej instancji 127AI w Polsce; plany od 200 zł netto miesięcznie (Start) do 990 zł (Biznes).
Co z tego ma firma: listę należności do decyzji na 90, 60 i 30 dni przed przedawnieniem, powiązaną z właścicielem umowy (jak w poradniku o pilnowaniu terminów wypowiedzenia umów), a dla każdej pozycji gotowy komplet: umowa, faktura, dowody uznania długu. Decyzję – pozew, ugoda, odpis – podejmuje człowiek; AI pilnuje, żeby decyzja zapadła przed 31 grudnia, nie po.
Czego AI nie zastąpi: oceny, czy dana wiadomość e-mail jest uznaniem roszczenia w rozumieniu art. 123 KC, i decyzji procesowej. System pokazuje dokument i podstawę, radca prawny lub właściciel decyduje.
Najczęstsze pytania
Po jakim czasie przedawnia się faktura między firmami?
Co do zasady po 3 latach (art. 118 KC – roszczenie związane z prowadzeniem działalności gospodarczej), z końcem roku kalendarzowego. Uwaga: faktura za sprzedaż towaru przez przedsiębiorcę przedawnia się po 2 latach (art. 554 KC), podobnie wynagrodzenie z umowy o dzieło (art. 646 KC) – także z końcem roku.
Czy wezwanie do zapłaty przerywa bieg przedawnienia?
Nie. Wezwanie do zapłaty ani wysłanie faktury nie przerywa biegu. Przerywa go pozew (także w elektronicznym postępowaniu upominawczym), wniosek egzekucyjny lub uznanie roszczenia przez dłużnika (art. 123 KC). Od 30 czerwca 2022 r. zawezwanie do próby ugodowej i mediacja tylko zawieszają bieg (art. 121 pkt 5 i 6 KC).
Czy przedawnioną fakturę można jeszcze dochodzić?
Od firmy – tak, roszczenie nie wygasa, a sąd uwzględni przedawnienie tylko, gdy dłużnik podniesie zarzut. Od konsumenta – nie, sąd bierze przedawnienie pod uwagę z urzędu (art. 117 § 2¹ KC). Dłużnik, który zapłaci przedawniony dług, nie może żądać zwrotu.
Jak policzyć termin, gdy w umowie jest kilka faktur?
Każda faktura (każda rata, każdy okres rozliczeniowy) ma własny termin wymagalności i własny bieg przedawnienia. Przy umowie na 24 miesiące z fakturami miesięcznymi najstarsze faktury przedawniają się rok przed najnowszymi – dlatego warto zestawiać należności według daty przedawnienia, nie według kontrahenta.
Sprawdź DocuMind AI na swoich umowach
DocuMind AI to system dokumentów z AI działający na serwerze w Twojej firmie: OCR, wyszukiwanie po sensie, terminy i kwoty wyciągane z umów, przypomnienia przed terminami wypowiedzenia i odpowiedzi ze wskazaniem dokumentu. Pakiety od 200 zł netto miesięcznie, ponowne analizy bez dopłat.