AI z bazą polskiego prawa na serwerze firmy – jak DocuMind sprawdza umowy z przepisami

Większość narzędzi „legal AI” działa tak: wysyłasz umowę do chmury dostawcy, model porównuje ją z przepisami, dostajesz raport. DocuMind robi to odwrotnie – komplet polskich przepisów jest wgrany na serwer w Twojej firmie, obok Twoich umów i procedur. Ten poradnik wyjaśnia, co to zmienia i gdzie są granice.

Co jest w bazie i jak jest aktualizowana

Baza zawiera komplet aktów publikowanych w Dzienniku Ustaw i Monitorze Polskim, pobranych z ISAP przez API Sejmu: blisko 165 tys. aktów z Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego (ISAP / API Sejmu) od 1918 r., w tym 23 tys. obowiązujących w tekstach ujednoliconych, podzielonych na 2,8 mln artykułów i paragrafów. Teksty ujednolicone mają naniesione zmiany, a akty uchylone zostają w bazie z oznaczeniem statusu – przydaje się to przy umowach sprzed lat. Dla firm najważniejsze są: Kodeks cywilny (umowy, kary umowne, odsetki, przedawnienie), Kodeks pracy, Kodeks spółek handlowych, ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (terminy zapłaty w B2B), ustawa o ochronie danych osobowych wraz z RODO, prawo zamówień publicznych, przepisy podatkowe i branżowe.

Akty są indeksowane tak samo jak Twoje dokumenty: artykuł po artykule, z datą obowiązywania. Dzięki temu odpowiedź może cytować konkretny przepis w brzmieniu z dnia zawarcia umowy albo z dziś – a system wskaże umowy i procedury, które odwołują się do zmienionego przepisu.

Pięć pytań, na które AI odpowie z umowy i z przepisu

1. „Czy 90-dniowy termin płatności w umowie z dostawcą jest dopuszczalny?” – cytat z §6 umowy i z art. 7 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom (limit 60 dni, wyjątki, sytuacja dużego przedsiębiorcy wobec MŚP).
2. „Jaka jest maksymalna kara umowna, którą możemy naliczyć?” – postanowienia umowy oraz art. 483–484 KC (kara umowna, miarkowanie).
3. „Czy ta umowa B2B z informatykiem nie wygląda jak umowa o pracę?” – cechy stosunku pracy z art. 22 Kodeksu pracy zestawione z zapisami umowy.
4. „Czy mamy umowę powierzenia z firmą od hostingu i co powinna zawierać?” – lista elementów z art. 28 RODO i porównanie z podpisanym dokumentem.
5. „Kiedy przedawniają się roszczenia z tej faktury?” – data z dokumentu plus art. 118 i 554 KC.

Każda odpowiedź ma dwa źródła: fragment Twojego dokumentu i treść przepisu. Oba są klikalne i da się je sprawdzić w kilka sekund.

Dlaczego baza prawna powinna być lokalnie

• Umowa i pytanie nie wychodzą z firmy. W narzędziach chmurowych do dostawcy trafia pełna treść umowy; przy bazie lokalnej nic nie opuszcza serwera.
• Przepis + Twoja procedura + Twoja umowa. Chmurowe legal-AI zna przepisy, ale nie zna Waszych wzorców, regulaminów i historii z kontrahentem. Lokalnie wszystko jest w jednym indeksie.
• Bez limitów na analizę. Sprawdzenie 400 umów pod kątem nowego przepisu nie generuje rachunku za tokeny – zobacz ile kosztuje własny serwer AI.
• Audytowalność. Każda odpowiedź ma źródło i datę wersji przepisu – można ją pokazać audytorowi lub prawnikowi.

Czego AI nie zastąpi

AI z bazą przepisów nie udziela porad prawnych i nie zastępuje radcy prawnego. Nie zna orzecznictwa w sprawie, nie oceni intencji stron, nie zważy ryzyka procesowego. To, co robi dobrze: odnajduje właściwy przepis i właściwy fragment umowy w sekundy, zamiast godzin, i przedstawia je obok siebie. Decyzję podejmuje człowiek – w DocuMind każdy raport jest oznaczony jako materiał do weryfikacji.

Dobry podział ról: AI przygotowuje materiał (umowa + przepis + rozbieżności), prawnik ocenia i decyduje. Dla działu administracji i zarządu oznacza to, że 80% pytań „czy wolno?” dostaje odpowiedź tego samego dnia, a do kancelarii trafia 20% trudnych.

Jak zacząć

1. Wybierz 30 umów, które budzą najwięcej pytań (dostawcy strategiczni, najem, umowy z pracownikami i B2B).
2. Uruchom pilotaż DocuMind na serwerze w firmie lub w prywatnej chmurze 127AI w Polsce – baza przepisów jest w standardzie.
3. Zadaj 20 pytań, które zadawaliście prawnikowi w ostatnim roku, i porównaj odpowiedzi.
4. Włącz przypomnienia o terminach i audyt zgodności z procedurami.

Jak zbudowana jest baza – i dlaczego to ma znaczenie

Baza w DocuMind pochodzi z ISAP przez oficjalne API Sejmu (ELI). Każdy akt ma metrykę: status (obowiązujący, uchylony, posiada tekst jednolity), daty ogłoszenia, wejścia w życie i uchylenia, organ wydający, powiązania (akty zmieniające, uchylające, teksty jednolite, podstawa prawna). Tekst jest dzielony na jednostki redakcyjne – artykuły, paragrafy, ustępy – z etykietą do cytowania („Art. 7 ust. 2a”). Dla aktów obowiązujących system używa tekstu ujednoliconego, dla pozostałych tekstu ogłoszonego.

Dlaczego to ważne: umowa z 2019 r. odwołuje się do przepisu w brzmieniu z 2019 r. Baza, która ma tylko „aktualne prawo”, odpowie błędnie. Baza z historią wersji i datami pozwala zapytać: „co ten przepis mówił w dniu podpisania?” – a potem: „co mówi dziś i czy umowę trzeba aneksować?”.

Przykład: przegląd 180 umów pod kątem jednej zmiany prawa

Hurtownia (ok. 80 osób, klient ERP ARTEX) po zmianie przepisów o terminach zapłaty chciała wiedzieć, które umowy z odbiorcami zawierają terminy powyżej 60 dni i którzy odbiorcy to duzi przedsiębiorcy. Ręcznie: dwie osoby przez tydzień. Z DocuMind: zapytanie „wskaż umowy z terminem zapłaty dłuższym niż 60 dni i zestaw z art. 7 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom”, 40 minut przetwarzania, lista 23 umów z cytatem postanowienia i przepisu, 9 do renegocjacji. Prawnik firmy dostał listę, nie 180 plików. Liczby uogólnione, mechanizm dokładnie taki.

Czym to różni się od systemów informacji prawnej (LEX, Legalis)

LEX i Legalis mają to, czego DocuMind nie ma: orzecznictwo, komentarze, monografie, wzory pism z objaśnieniami. DocuMind ma to, czego one nie mają: Twoje dokumenty obok przepisów, na Twoim serwerze, bez liczenia zapytań. Dla prawnika in-house to dwa różne narzędzia do dwóch różnych czynności; dla administracji, zakupów i zarządu wystarcza DocuMind. Szczegółowo: LEX Expert AI vs DocuMind.

Najczęstsze pytania

Inne poradniki