Jak AI łączy umowy z ERP (Streamsoft Prestiż, Comarch, enova, Subiekt) i pilnuje terminów

W ERP są kontrahenci, faktury, zamówienia i ceny. W segregatorach i na dyskach – umowy, które te ceny i terminy ustalają. Dopóki te dwa światy są rozdzielone, nikt nie wie, czy dostawca fakturuje zgodnie z umową i która umowa właśnie przedłuża się na kolejny rok. AI na serwerze firmy potrafi je połączyć.

Co widzi ERP, a czego nie widzi

System ERP – Streamsoft Prestiż, Comarch ERP XL/Optima, enova365, Subiekt czy SAP Business One – świetnie liczy, ale nie czyta. Wie, że faktura od dostawcy X opiewa na 48 300 zł, ale nie wie, że umowa z X przewiduje rabat 5% powyżej 40 000 zł i waloryzację dopiero od stycznia. Wie, że z klientem Y nie było obrotu od 4 miesięcy, ale nie wie, że umowa ramowa z Y wygasa za 6 tygodni i wymaga wypowiedzenia na piśmie.

Te informacje są w umowach. AI do dokumentów czyta je (OCR + model językowy), wyciąga strony, kwoty, terminy i warunki, a potem łączy z kartoteką kontrahenta w ERP po NIP-ie.

Pięć rzeczy, które AI robi po połączeniu umów z ERP

1. Rejestr umów z danymi z ERP. Do każdej umowy – obrót z kontrahentem, otwarte zamówienia, zaległości. Zarząd widzi, które umowy są ważne, a które martwe.
2. Kontrola faktur z umową. Cena, termin płatności i rabat na fakturze porównywane z umową i aneksami. Rozbieżności trafiają do osoby odpowiedzialnej, zanim faktura zostanie zaksięgowana.
3. Terminy i automatyczne przedłużenia. Przypomnienia 90/60/30 dni przed ostatnim dniem na wypowiedzenie – z informacją, ile ta umowa kosztuje rocznie według ERP. Szerzej: jak pilnować terminów wypowiedzenia.
4. Waloryzacje i klauzule cenowe. AI wskazuje umowy z waloryzacją (CPI, kurs, cena surowca) i przelicza, czy dostawca ją zastosował.
5. Odpowiedzi dla handlowców i zakupów. „Jakie warunki mamy z hurtownią Z?” – odpowiedź z umowy i z ERP w jednym miejscu, ze wskazaniem dokumentu.

Jak wygląda integracja technicznie

Integracja jest tylko do odczytu po stronie ERP: AI czyta kartoteki kontrahentów, faktury i zamówienia (widoki bazy, API lub eksport), nie zapisuje nic w ERP. Dokumenty są indeksowane na serwerze AI w firmie; każdy użytkownik widzi tylko to, do czego ma uprawnienia (np. kadry nie widzą umów handlowych).

ARTEX IT wdraża i serwisuje systemy ERP od 1997 r., a DocuMind AI jest produktem 127AI – spółki ARTEX. Dlatego DocuMind łączymy z ERP przez REST API w ramach wdrożenia – dla Streamsoft Prestiż odczyt danych działa od razu, a inne systemy podłączamy w ramach wdrożenia. Faktury mogą też trafiać do archiwum automatycznie z KSeF.

Przykład: dostawcy w firmie produkcyjnej

Firma 120 osób, 340 aktywnych umów, z czego 90 z dostawcami surowców i usług. Po połączeniu umów z Prestiżem system wskazał: 14 umów z automatycznym przedłużeniem w ciągu kwartału (łączny koszt roczny ok. 1,1 mln zł), 6 dostawców fakturujących powyżej ceny umownej oraz 3 umowy, których w ERP nie było jako kontrahenta – zostały podpisane, ale nigdy nie użyte. Dane przykładowe, zaokrąglone; podobne wyniki widzimy w większości pilotaży.

Od czego zacząć

• Lista kontrahentów z ERP z obrotem za 12 miesięcy – to kolejność, w jakiej warto czytać umowy.
• Skany umów z tymi kontrahentami (nawet jeśli są w pięciu miejscach).
• Pilotaż DocuMind AI na 50–100 umowach z integracją odczytu z ERP – 2–3 tygodnie.
• Decyzja na podstawie znalezionych rozbieżności i terminów, nie na podstawie prezentacji.

Najczęstsze pytania

Inne poradniki