Terminy płatności w umowach B2B – 60 dni, odsetki i rekompensata: co mówi ustawa i jak AI pilnuje umów

Terminy płatności to miejsce, gdzie umowy z dostawcami i klientami najczęściej rozjeżdżają się z prawem i z fakturami. Poniżej przepisy, które dotyczą każdej firmy handlującej z inną firmą, i sposób, żeby sprawdzić całe archiwum umów, a nie tylko tę, która właśnie leży na biurku.

Co mówi ustawa

Ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (tekst ujednolicony) ustala ramy dla terminów zapłaty między przedsiębiorcami:

• Limit 60 dni. Termin zapłaty w umowie między przedsiębiorcami nie powinien przekraczać 60 dni od doręczenia faktury; dłuższy jest możliwy tylko, gdy strony wyraźnie tak ustaliły i nie jest to rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela.
• Duży przedsiębiorca wobec MŚP – sztywne 60 dni. Gdy dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem mikro, mały lub średni – dłuższego terminu nie można zastrzec w ogóle.
• Podmioty publiczne – 30 dni (z wyjątkami, np. podmioty lecznicze – 60 dni).
• Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych – wyższe niż „zwykłe” odsetki ustawowe, naliczane od dnia wymagalności bez wezwania.
• Rekompensata za koszty odzyskiwania należności – równowartość 40, 70 lub 100 euro zależnie od kwoty świadczenia, bez wezwania.
• Obowiązek sprawozdawczy o stosowanych terminach zapłaty dla największych podatników CIT oraz kary UOKiK za nadmierne opóźnianie się ze spełnianiem świadczeń.

To skrót dla celów orientacyjnych – w konkretnej sprawie decyduje aktualne brzmienie przepisów i ocena prawnika.

Gdzie firmy tracą

1. Umowa mówi 60 dni, faktura 14 dni – księgowość płaci według faktury, firma kredytuje dostawcę za darmo.
2. Umowa z dużym odbiorcą na 120 dni – jesteś MŚP, zapis jest nieważny w części przekraczającej 60 dni, a i tak czekasz 4 miesiące, bo nikt tego nie sprawdził.
3. Nienaliczane odsetki i rekompensaty – przy 200 fakturach rocznie płaconych po terminie to realne tysiące złotych.
4. Różne terminy w umowie, aneksie i ogólnych warunkach – w sporze wygrywa ten, kto wie, który dokument jest późniejszy.

Jak sprawdzić wszystkie umowy w kilka minut

Ręcznie: lista umów, kolumna „termin płatności”, porównanie z fakturami w ERP. Dla 30 umów – popołudnie, dla 300 – projekt na kwartał. Z AI na serwerze firmy (DocuMind):

• system czyta wszystkie umowy, aneksy i OWU i wyciąga termin zapłaty, odsetki i kary z każdego dokumentu,
• porównuje je z fakturami z KSeF i płatnościami z ERP (Streamsoft Prestiż – odczyt; inne ERP w ramach wdrożenia),
• zestawia z przepisami z lokalnej bazy Dz.U. i M.P. (ISAP) – wskazuje umowy z terminem powyżej 60 dni i status stron (duży/MŚP),
• daje listę do weryfikacji: kontrahent, dokument, cytat, przepis, propozycja działania.

Więcej o tym, jak działa baza przepisów lokalnie: AI z bazą polskiego prawa na serwerze firmy.

Co wpisać do nowych umów

• Jeden termin zapłaty w całej umowie, liczony od doręczenia prawidłowo wystawionej faktury (i definicja „prawidłowej”).
• Jawne odwołanie do odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych i rekompensaty – to przypomina kontrahentowi o konsekwencjach.
• Zasada: aneks zmieniający termin płatności zawsze na piśmie, z numerem – zobacz brakujące aneksy i błędy w umowach.

Duży przedsiębiorca czy MŚP – jak to ustalić i dlaczego to zmienia limit

Ustawa odwołuje się do definicji z załącznika I do rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014: mikro (do 10 osób i do 2 mln euro obrotu lub sumy bilansowej), małe (do 50 osób i do 10 mln euro), średnie (do 250 osób i do 50 mln euro obrotu lub 43 mln euro sumy bilansowej); powyżej – duży przedsiębiorca, przy czym liczy się także powiązania kapitałowe. Duży dłużnik ma obowiązek złożyć kontrahentowi-MŚP oświadczenie o swoim statusie najpóźniej przy zawarciu umowy. W praktyce: jeśli jesteś MŚP i Twój odbiorca to spółka z grupy kapitałowej, 90-dniowy termin w umowie jest nieważny w części ponad 60 dni – i masz prawo do odsetek od 61. dnia, nawet jeśli podpisałeś umowę na 90.

Przykład liczbowy: co traci firma z 400 fakturami rocznie

Producent opakowań, 400 faktur sprzedażowych rocznie, średnia 12 400 zł, średnie opóźnienie zapłaty 18 dni ponad termin. Odsetki w transakcjach handlowych (13,75%): 12 400 × 0,1375 × 18/365 ≈ 84 zł na fakturę, 33 600 zł rocznie. Rekompensata: 70 euro × ok. 4,25 zł × 400 = ok. 119 000 zł potencjalnego roszczenia. Firma nie naliczała ani jednego, ani drugiego – „żeby nie psuć relacji”. Rozsądny kompromis: naliczać automatycznie przy opóźnieniu powyżej 14 dni i u kontrahentów bez umowy ramowej; to zwykle kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie bez utraty klientów. Policz na własnych liczbach: kalkulator odsetek i rekompensaty.

Obowiązek sprawozdawczy i kary UOKiK

Najwięksi podatnicy CIT (grupy i podatnicy z przychodem powyżej 50 mln euro) składają co roku sprawozdanie o stosowanych terminach zapłaty. Niezależnie od tego Prezes UOKiK może nałożyć karę na każdego przedsiębiorcę, który nadmiernie opóźnia się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych (suma opóźnionych świadczeń w 3 kolejnych miesiącach przekracza ustawowy próg). Dla firmy oznacza to, że terminy zapłaty w umowach i faktycznie realizowane płatności powinny być monitorowane razem – to dokładnie to, co daje połączenie umów z ERP.

Najczęstsze pytania

Inne poradniki