Archiwum zakładowe a AI – kategorie A, B, BE, JRWA, brakowanie i okresy przechowywania dokumentów w urzędzie i firmie (2026)

Archiwum zakładowe to w większości urzędów i firm piwnica z regałami, arkusz z sygnaturami i jedna osoba, która „wie, gdzie co leży”. Tymczasem przepisy o archiwizacji są precyzyjne: każda sprawa ma symbol z jednolitego rzeczowego wykazu akt, kategorię archiwalną i okres przechowywania, a zniszczenie dokumentacji bez zgody archiwum państwowego jest naruszeniem ustawy. W tym poradniku porządkujemy zasady – dla urzędów (archiwum zakładowe) i dla firm (składnica akt, dokumentacja pracownicza i księgowa) – i pokazujemy, gdzie AI działające na własnym serwerze realnie pomaga: w odnajdywaniu, klasyfikowaniu, wyznaczaniu terminów brakowania i anonimizacji.

Archiwum zakładowe, składnica akt i podstawa prawna

Podstawą jest ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z art. 33 organy państwowe, państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowe jednostki organizacyjne tworzą archiwa zakładowe, jeżeli powstają w nich materiały archiwalne (kategoria A). Jednostki, w których materiały archiwalne nie powstają, prowadzą składnice akt (art. 36). Firmy prywatne nie mają obowiązku tworzenia archiwum zakładowego w rozumieniu ustawy, ale mają obowiązki przechowywania dokumentacji wynikające z Kodeksu pracy, ustawy o rachunkowości, Ordynacji podatkowej i RODO – o tym w dalszej części.

Sposób postępowania z dokumentacją określają trzy dokumenty (art. 6 ustawy): instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) i instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego. Dla organów gminy, powiatu, województwa, zespolonej administracji rządowej w województwie i ich urzędów obowiązują wzory z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. (Dz.U. nr 14, poz. 67). Pozostałe jednostki państwowe i samorządowe opracowują własne i uzgadniają je z właściwym archiwum państwowym.

Nadzór nad archiwami zakładowymi sprawują archiwa państwowe (art. 21 i 28 ustawy): kontrolują postępowanie z dokumentacją, wydają zgody na brakowanie i przejmują materiały archiwalne. Typowe zalecenia pokontrolne: brak spisów zdawczo-odbiorczych, akta w komórkach organizacyjnych zamiast w archiwum, brakowanie bez zgody, brak ewidencji wypożyczeń, dokumentacja elektroniczna poza systemem EZD. W urzędach, które przeszły na EZD RP lub inny system elektronicznego zarządzania dokumentacją, archiwum zakładowe prowadzi się w systemie – ale papierowy zasób sprzed wdrożenia pozostaje i wymaga tych samych reguł.

Kategorie archiwalne A, B, BE i Bc – co oznaczają i jak liczyć okresy

Każda klasa w JRWA ma przypisaną kategorię archiwalną (szczegóły: rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej):

• A – materiały archiwalne o trwałej wartości historycznej. Przechowywane wieczyście; po 25 latach od wytworzenia przekazywane do archiwum państwowego (art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy). Przykłady: uchwały rady gminy, protokoły sesji, statuty, miejscowe plany zagospodarowania, sprawozdania roczne.
• B z cyfrą (B2, B5, B10, B25, B50) – dokumentacja niearchiwalna o czasowym znaczeniu praktycznym; cyfra to liczba pełnych lat przechowywania liczonych od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy. Sprawa zakończona w marcu 2026 r. w kategorii B5 może zostać wybrakowana najwcześniej w 2032 r.
• BE z cyfrą (np. BE10, BE50) – po upływie okresu dokumentacja podlega ekspertyzie archiwum państwowego, które może przekwalifikować część na kategorię A. Nie wolno jej brakować „automatycznie”.
• Bc – dokumentacja manipulacyjna o krótkotrwałym znaczeniu (kopie, brudnopisy, pomocnicze zestawienia); brakowana po wykorzystaniu, ale również za zgodą archiwum.

Najczęstsze błędy przy liczeniu: liczenie okresu od daty pisma zamiast od zakończenia sprawy; liczenie od daty zakończenia zamiast od 1 stycznia roku następnego; traktowanie BE jak B. Przy kilku tysiącach teczek rocznie te błędy kumulują się przez lata i wychodzą dopiero przy kontroli lub przy brakowaniu.

Przykład uogólniony. Urząd gminy ok. 15 tys. mieszkańców: rocznie 6–8 tys. spraw, archiwum zakładowe ok. 900 m.b. akt, roczny przyrost 40–60 m.b. W spisach zdawczo-odbiorczych brakowało kategorii w ok. 12% pozycji, a 300 teczek B10 z lat 2008–2012 stało na półce, choć od 4 lat mogły być wybrakowane. Samo uporządkowanie kategorii i terminów pozwoliło przygotować wniosek o brakowanie ok. 70 m.b. i zwolnić miejsce bez dokupowania regałów.

Brakowanie dokumentacji – procedura krok po kroku i czego nie wolno

Brakowanie to zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął i która straciła znaczenie praktyczne. W jednostkach objętych ustawą wymaga zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego (art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy oraz rozporządzenie MKiDN z 2015 r.). Procedura:

1. Archiwista typuje dokumentację, której okres przechowywania minął (kategoria B) lub wymaga ekspertyzy (BE).
2. Komisja (archiwista plus przedstawiciele komórek merytorycznych) ocenia, czy dokumentacja straciła znaczenie praktyczne – trwające postępowanie, kontrola, spór sądowy lub roszczenie wstrzymuje brakowanie, nawet jeśli okres minął.
3. Sporządza się spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania (symbol klasyfikacyjny, tytuł, daty skrajne, kategoria, liczba teczek/m.b.) i protokół oceny.
4. Kierownik jednostki składa wniosek do archiwum państwowego. Archiwum może przeprowadzić ekspertyzę i wyłączyć część dokumentacji do kategorii A.
5. Po otrzymaniu zgody dokumentację niszczy się w sposób uniemożliwiający odtworzenie (dla danych osobowych – z zachowaniem RODO), a protokół zniszczenia i zgodę przechowuje się w archiwum (kategoria A).

Czego nie wolno: niszczyć akt bez zgody, brakować materiałów kategorii A lub BE bez ekspertyzy, niszczyć dokumentacji objętej toczącym się postępowaniem, „przedłużać” kategorii B5 do B50 „na wszelki wypadek” (to narusza zasadę ograniczenia przechowywania z art. 5 ust. 1 lit. e RODO). Za niszczenie materiałów archiwalnych grozi odpowiedzialność karna z art. 52 ustawy (grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do lat 3; nieumyślnie – do roku).

Dla firm prywatnych formalna zgoda archiwum państwowego nie jest wymagana, ale wewnętrzna procedura brakowania (komisja, protokół, data) jest konieczna – to dowód dla UODO, że dane usuwano po upływie okresu, i dla urzędu skarbowego, że dokumenty zniszczono po terminie przedawnienia, a nie przed.

Okresy przechowywania w firmie – akta pracownicze, księgi, podatki, umowy

Firma nieobjęta ustawą archiwalną ma okresy przechowywania rozsiane po kilku ustawach. Zestawienie najważniejszych:

• Dokumentacja pracownicza – art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy: 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. Dla zatrudnionych wcześniej – co do zasady 50 lat (chyba że pracodawca złożył do ZUS raporty informacyjne ZUS RIA za lata 1999–2018 i skrócił okres do 10 lat). Dokumentację można prowadzić elektronicznie (art. 94⁸ KP) – skan z kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną.
• Księgi rachunkowe i dowody księgowe – art. 74 ustawy o rachunkowości: 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą; zatwierdzone sprawozdania finansowe – co najmniej 5 lat od roku zatwierdzenia; listy płac i karty wynagrodzeń – przez okres wymagany dla ustalenia emerytury, nie krócej niż 5 lat.
• Dokumentacja podatkowa – art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej: do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1). Faktury z KSeF są przechowywane w systemie przez 10 lat, ale obowiązek przechowywania dowodów po stronie firmy pozostaje.
• Umowy – brak jednego przepisu; praktyczna zasada: okres obowiązywania plus okres przedawnienia roszczeń (3 lata dla roszczeń z działalności gospodarczej, 6 lat dla roszczeń stwierdzonych wyrokiem – art. 118 i 125 KC), plus ewentualne okresy gwarancji i rękojmi. Zobacz kalkulator przedawnienia.
• Dane osobowe – art. 5 ust. 1 lit. e RODO: nie dłużej, niż to niezbędne; okres musi wynikać z przepisu albo z udokumentowanej analizy w rejestrze czynności przetwarzania.

Te okresy nakładają się na siebie: umowa z pracownikiem to jednocześnie akta osobowe (10/50 lat), dowód księgowy (5 lat) i dane osobowe (RODO). Zawsze obowiązuje najdłuższy z mających zastosowanie okresów – a dopiero po jego upływie dokument powinien zostać zniszczony, nie wcześniej i nie „kiedyś”.

Gdzie AI pomaga w archiwum – wyszukiwanie, klasyfikacja, terminy, anonimizacja

Archiwum – papierowe czy elektroniczne – ma cztery problemy, które sztuczna inteligencja rozwiązuje lepiej niż arkusz kalkulacyjny:

• Odnalezienie dokumentu. „Decyzja o warunkach zabudowy dla działki przy ul. Polnej z 2014 r.” jest w teczce o sygnaturze, którą zna jedna osoba. AI z OCR indeksuje skany i odpowiada na pytanie zadane po polsku, podając teczkę, stronę i cytat. Różnice między wyszukiwaniem po nazwie pliku, pełnotekstowym i semantycznym opisaliśmy w poradniku jak szybko znaleźć dokument w archiwum.
• Klasyfikacja do JRWA i kategorii. Model czyta treść pisma i proponuje symbol klasyfikacyjny oraz kategorię archiwalną z obowiązującego wykazu akt; archiwista zatwierdza. Przy wstecznym porządkowaniu zasobu to różnica między miesiącami a tygodniami pracy.
• Wyznaczanie terminów brakowania i ekspertyzy. Z daty zakończenia sprawy i kategorii system wylicza rok, w którym dokumentacja może zostać wybrakowana lub poddana ekspertyzie, i generuje spis do wniosku o brakowanie. W firmie – odpowiednio: koniec okresu z KP, UoR i Ordynacji.
• Anonimizacja i kontrola danych osobowych. Przed publikacją w BIP lub udostępnieniem w trybie dostępu do informacji publicznej AI wskazuje dane osobowe do zanonimizowania (imiona, adresy, PESEL, numery działek powiązane z osobą). To jeden z głównych punktów zapowiedzianych kontroli UODO w BIP w 2026 r.

Warunek: dokumentacja archiwalna urzędu i akta pracownicze firmy nie mogą trafić do publicznej chmury. DocuMind AI działa on-premise – na serwerze w urzędzie lub firmie – albo w prywatnej instancji 127AI w Polsce. Czyta skany (OCR), PDF-y i dokumenty z EZD, odpowiada z cytatem źródła, a wbudowana baza polskiego prawa (komplet Dz.U. i M.P. z ISAP, 164 744 akty, 23 tys. obowiązujących) pozwala zapytać wprost: „ile lat przechowujemy listy obecności?” i dostać odpowiedź z numerem artykułu. Moduł Kontrola BIP sprawdza publikacje pod kątem terminów i anonimizacji – w pilotażach przejrzał 17 116 dokumentów w jednym urzędzie i wskazał 718 do poprawy, w drugim 13 962 i 520. Plany: Start 200 zł, Firma 490 zł, Biznes 990 zł netto miesięcznie. Czym DocuMind różni się od klasycznego DMS i EZD – w poradniku system zarządzania dokumentami z AI on-premise.

Czego AI nie zrobi: nie zastąpi decyzji komisji o utracie znaczenia praktycznego, nie wyda zgody archiwum państwowego i nie zwolni z prowadzenia ewidencji. Zrobi natomiast to, czego w archiwum nikt nie ma czasu robić – przeczyta wszystko.

Najczęstsze pytania

Inne poradniki